SAM-uppföljning utan gamla anteckningar behöver bygga på andra verifierbara underlag och på hur arbetsmiljöarbetet fungerar nu. Sök relevanta beslut, handlingsplaner och erfarenheter utan att fylla luckorna med påhittad historik. Redovisa vad som är bekräftat, vad som är osäkert och vad ni behöver förbättra.
Skilj saknat dokument från saknat arbete
Att en mötesanteckning inte går att hitta visar inte automatiskt att mötet aldrig sker eller att en uppgift inte utförs. Det visar att just det underlaget saknas. Börja därför med att formulera vilka frågor uppföljningen behöver besvara och vilka andra uppgifter som kan ge svar.
AFS 2023:1 kräver att arbetsgivaren varje år följer upp om det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna. Brister ska förbättras. Resultatet av den årliga uppföljningen ska dokumenteras skriftligt om verksamheten har tio eller fler arbetstagare. Kravet på uppföljning gäller även när dokumentationen från tidigare arbete är svår att hitta.
Sök efter underlag med tydlig koppling
Gå igenom aktuella och tidigare handlingsplaner, riskbedömningar, relevanta beslut och rapporterade händelser. Kontrollera vilket datum och vilken verksamhet underlaget avser. Ett dokument från en annan arbetsplats kan visa ett exempel på arbetssätt, men är inte bevis för vad som sker hos er.
Fråga även efter hur rutiner används i vardagen. Vem tar emot en riskrapport? Hur får medarbetarna återkoppling? Var finns genomförda kontroller? Undersök faktiska arbetsflöden tillsammans med dem som använder dem. Uppföljningen handlar om arbetets funktion, inte enbart om att samla många filer.
- Vilka underlag går att verifiera?
- Vad visar de om arbetsmiljöarbetets olika delar?
- Vilka frågor kräver samtal eller observation?
- Vilka tidsperioder saknar underlag?
- Vad behöver förbättras i dokumenthanteringen?
Använd minnesbilder med rätt försiktighet
En tidigare deltagare kan minnas ett beslut som inte finns i de handlingar ni hittar. Anteckna vad uppgiften bygger på och kontrollera den mot andra relevanta underlag när det är möjligt. Skilj ett återgivet minne från ett dokumenterat beslut så att nästa läsare förstår säkerheten i informationen.
Skriv inte ett nytt protokoll som om det vore skapat vid det gamla mötet. En sammanställning i dag kan beskriva vad ni lyckas rekonstruera, med dagens datum och tydliga begränsningar. Det bevarar skillnaden mellan originaldokumentation och en senare redogörelse.
Undersök hur arbetet fungerar nu
Historiken är viktig, men den behöver kopplas till dagens arbetssätt. Kontrollera om ansvariga känner till sina uppgifter och har förutsättningar att utföra dem. Fråga om arbetstagare och skyddsombud får möjlighet att medverka. Undersök om riskbedömningar leder till åtgärder och om resultaten kontrolleras.
Om ett saknat underlag hindrar en viktig bedömning behöver ni ordna en komplettering. Det kan kräva en ny undersökning eller sakkunnig hjälp. Ett stort tomrum ska inte beskrivas som att allt fungerar, men innebär inte heller att ni måste gissa vad som händer i varje historiskt ärende.
Förbättra det som gör underlagen svåra att hitta
Bestäm en tillgänglig plats för aktuella handlingar och en tydlig väg till historiken. Kontrollera hur behörigheter, namn och kontaktvägar fungerar. Detta är praktiska förslag till arbetssätt, inte ett krav på ett visst program eller en särskild mappstruktur i AFS 2023:1.
Behöver arbetsgruppen gemensamma begrepp kan du läsa om BAM och jämföra utbildningsformer. Sajtens artikel om arbetsmoment i besöksverksamhet inför BAM visar hur du avgränsar frågor till konkreta situationer. Kurskunskapen behöver användas tillsammans med ert verifierade underlag.
Vanlig fråga: får vi skriva att ett resultat är okänt?
Ja, en saklig uppföljning behöver visa när underlaget inte räcker för en slutsats. Beskriv vilken uppgift som saknas, varför den behövs och hur frågan ska hanteras vidare. Undvik enbart en allmän markering om att dokument saknas. Det konkreta nästa steget gör osäkerheten möjlig att följa upp.
Be den som hittar ett äldre dokument att ange var det kommer från och vilken version det är. Spara kopplingen till originalet när det går. Det hjälper nästa ansvariga att bedöma om en uppgift verkligen avser den period eller verksamhet som uppföljningen gäller.
Källor och avsändare
Regelkälla: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, gällande digital lydelse, kontrollerad 10 oktober 2026. Utbildningsuppgifter: Kompetensutvecklas BAM-utbildning, kontrollerad samma dag. Checklistor och exempel är redaktionella förslag. Webbplatsen drivs av AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Bild: Eric Rothermel/Unsplash. Används enligt Unsplashs licens.